Изначально каждый пользователь (не администратор) не имеет доступа к админ-теме и создает (редактирует) документы в теме по-умолчанию.
Для того, чтобы включить тему администратора для пользователя необхдодимо зайти в "Права доступа" и поставить галочку на против пункта "Просмотр административной темы". Выдаем права нужной роли и отныне пользователь может редактировать документы в теме администратора.
Для того чтобы включить toolbar меню для пользователя нужно поставить галочку для нужно роли напротив пункта "Использование панели инструментов" в разделе Toolbar.
Спасибо за внимание!